国家档案局办公室关于印发《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知
历史沿革
2015年12月2日 国家档案局办公室关于印发《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知 档办发〔2015〕4号 2015年12月2日 执行
正文
为加强企业电子文件归档和电子档案管理工作，现将《企业电子文件归档和电子档案管理指南》印发给你们，供各单位在工作中参考。
企业电子文件归档和电子档案管理指南
说明
本指南以国家已出台有关电子文件归档和电子档案管理的规章制度和规范性文件为依据，总结部分企业开展电子文件归档和电子档案管理的经验而制定，所提供的方法均是引导性和指南性的，其中一些做法还是经验性的。本指南供各企业进行电子文件归档和电子档案管理过程中参考。
本指南将归档前的管理对象定义为电子文件，归档后的管理对象定义为电子档案。因此，指南中会交替出现电子文件和电子档案的概念，所以本指南范围限定为电子文件归档过程和归档后的电子档案管理要求。
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司。本指南主要起草人：李晓明、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳:毛海帆、杨迪、江波、傅荣校、石家标。
引言
档案是企业管理的基础。随着信息化深入发展，企业电子文件大量产生，电子文件归档和电子档案管理正成为企业档案工作的巨大挑战;大量电子文件长期不归档不仅使国家失去重要的档案资源，而且不利于信息化的持续健康发展。电子文件归档不仅关系着国家档案资源体系建设，而且与国家大力发展电子商务，大数据行动计划，促进信息消费和国家经济发展等密切相关。为满足国家大力推进电子商务快速发展和对电子交易无纸化的需求，近年来，国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，要求国家档案局和国家有关主管部门大力推进电子档案的管理，为深化企业信息化发展，降低企业经营成本，适应电子技术的可信交易创造良好环境。
国家前期已出台若千有关电子文件归档和电子档案管理的规章制度和规范性文件，但大多是原则性的。对于企业而言，电子文件归档和电子档案管理工作是一项全新的系统性工作，需要更加具有可操作性的文件来予以指导。本指南正是适应上述需求，以国家前期已出台若千规章制度和规范性文件为依据总结部分企业开展电子文件归档和电子档案管理的经验而制定。
本指南以电子文件归档和电子档案管理流程为主线，内容包括总则、管理体制、电子文件归档范围与电子档案保管期限表、电子文件归档管理的前端控制、电子文件收集、鉴定与整理，电子档案存储、保管、利用、处置，电子档案管理过程中真实性和长期可用性保障，元数据管理，电子档案管理过程中的安全与保密，电子文件归档和电子档案管理策划，全文共11章。撰写过程中参考了国际档案理事会编写的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求（ICA-Req）》（名称为译者所用——编者注）。
1 总则
1.1 目的与意义
为指导企业开展电子文件归档和电子档案管理工作，促进企业信息化工作，确保企业和客户信息安全，保障企业、客户及员工等经济活动主体的合法权益，加强国家档案资源体系建设，促进档案工作为各项工作服务，依据有关规定，特编制本指南。
1.2 范围
本指南就企业开展电子文件归档和电子档案管理工作的要求、步骤、方法等进行阐述，以供企业开展电子文件归档和电子档案管理时参考。
1.3 适用对象
本指南适用于企业开展电子文件归档和电子档案管理工作，主要适用于以下4类人员：
（一）企业分管文件工作、档案工作的负责人；
（二）企业文件管理部门、档案部门及信息技术部门负责人;（三）企业文件管理部门、档案部门及信息技术部门具体实施企业文件管理、档案管理的管理人员；
（四）企业电子档案管理系统和业务系统开发人员。
1.4 有关规范性文件
企业可依据下列规范性文件开展电子文件归档和电子档案管理工作。
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47）《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48）《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194）《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57）《电子档案管理基本术语》（DA/T58）及其他有关电子文件归档和电子档案管理的规范性文件。
1.5 术语与定义
本指南采用如下术语与定义。
1.5.1 电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
1.5.2 电子文件归档是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限向档案部门提交的过程。
1.5.3 电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
1.5.4 电子档案管理系统是指对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
1.5.5 业务系统是指形成或管理企业活动数据的计算机信息系统。包括:办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进企业产品开发、生产、销售和经营管理事务处理的应用系统。就本指南而言，电子档案管理系统有别于业务系统。
1.5.6 归档接口是指业务系统与档案管理系统之间传送数据交换信息的程序，以电子文件和应用程序的形式实现。
1.5.7 数据包是指将电子文件及其元数据按指定结构形成的数据单元。
1.6 管理原则
具有保存价值的电子文件是企业文件的一部分，必须纳入归档范围，经过收集、鉴定、整理后交档案部门保存并提供利用，以维护企业档案的齐全、完整、系统。
电子文件归档和电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全程管理、前端控制、统一管理原则。
真实是指电子文件和电子档案能够被证实与其本来的内容相符;确由生成者或发送者生成或发送；在其所称的生成或发送时间内生成或发送。
可靠指电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
完整是指电子文件或电子档案内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
可用是指电子文件或电子档案能够得以检索、呈现和理解的性质。
2 管理机制
3 电子文档归档范围与电子档案保管期限表
4 电子档案管理系统建设与运行维护
5 电子文件归档管理的前端控制与归档接口
6 电子文件收集、鉴定、整理与归档移交
7 电子档案存储、保管、利用、处置
8 电子档案管理过程中真实性和长期可用性保障
9 元数据管理
10 电子档案管理过程中的安全与保密
11 电子文件归档和电子档案管理策划
附录
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